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参展前的准备工作

2020-08-25 11:17:11  来源: 彩客网会展 点击:

    若一旦决定参加某一个展览会,则需尽速开始进行筹备。以下是彩客网建议展出者不妨从这几方面入手:

    1) 展品选择:展品是参展商能直接给观摩者留下印象的最重要因素。据不完全统计,在参观这的记忆因素中,展品具有吸引力可占到 39%的比重,因此,应给予特别的重视。选样三原则:
    a) 针对性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方针,性质和内容。
    b) 代表性 ---- 是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。
    c) 独特性 ---- 是指展品要有自己的独到之处,以便与其他同类产品相比,明显有别。

    2) 展示方法:展品本身在大部分情况下,并不能说明其全部性能,显示全部特征,需要通过借助其他材料或 设备等手段,来加以说明,强调及渲染。要考虑让参观者在现场积极参与,并准备一些小包装样品免费派发。这些都是为了引起参观者的兴趣 ,增加客商们的购买欲。

    3) 展台设计:从表面上看,展台设计的任务应着重美观,其实,并非如此简单。主要是展台要能充分反映出参展商的形象,能吸引参观者的注意力。因此,还要注意以舷录傅悖篴 ) 展台设计要与整体的贸易气氛相协调; b) 展台设计是为了衬托展品,不可 喧宾夺主;c) 展台设计需考虑参展商的公众形象,不可过于标新立异; d) 展台设计时,不要忽略展示,会谈,咨询和休息等基本功能。

    4) 人员配备:它是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:a) 按展览会 的性质选派合适类型或相关部门的人员;b) 根据工作量的大小来决定人员数量;c) 注重人员的基本素质; d) 加强专业知识的培训及产品性能的了解 , 如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点,灵活应对。如果大众消费品应着力树立品牌形象,在消费者中形成亲和力;如系新产品,须大力宣传其与众不同之处;产品如具独创性,则应强调其在技术上的突破性。

    5.客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得,便有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客户到,还要有意识地请客户来?刹扇≈苯拥敲虐莘?、通过媒体做广告、现场宣传,派发资料等手段,邀请和吸引客户。总之,要未雨绸缪,把工作做在前面

    附表: 参观者记忆统计因素
    ---------------------------
    展品有吸引力 39%
    操作演示 25%
    展台设计 14%
    展台人员表现 10%
    散发资料 8%
    展出者的名气 4%

    ---------------------------

    以下是多年来国外参展所积累的专业经验,仅供各位参考:

    计划时间表:
    (一)12 个月前
    1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;
    2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;
    3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);
    4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划

    (二)9个月前
    1、设计展览结构;
    2、取得展览管理公司的设计批准;
    3、选择并准备参展产品;
    4、与国外潜在客户及目前顾客联络;
    5、制作展览宣传册;

    (三)6 个月前
    1、以广告或邮件等进行推广活动;
    2、确定旅行计划;
    3、支付展览场地及其他服务所须预先付款;
    4、复查公司的参展说明书、传单、彩客网稿等、并准备必要和翻译;
    5、安排展览期间翻译员;
    6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

    (四)3 个月前
    1、继续追踪产品推广活动;
    2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商;
    3、将展位结构设计做最后的决定;
    4、计划访客回应处理程序;
    5、训练参展员工;
    6、排定展览期间的约谈;
    7、安排展览现场或场外的招待会;
    8、购买外汇;

    (五)四天前
    1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包;
    2、搭乘飞机至目的地;

    (六)三天前
    1、抵达,饭店登记;
    2、视查展览厅及场地;
    3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;
    4、指示运输承包商将物品运送至会??;
    5、连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;
    6、与展览组织代表连络,告知通讯方法;
    7、访问当地顾客;

    (七)两天前
    1、确定所有物品运送完成;
    2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能;
    3、布置展位;
    4、将所有活动节目做最后的决定;

    (八)一天前
    1、将摊位架构、设备及用品做最的检查;
    2、将促销用品发送直接分配中心;
    3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报;

    (九)展览期间
    1、尽早到会??;
    2、于展览第一天即将彩客网稿送到会场的记者通讯厅;
    3、实地观察后尽早预约明年场地;
    4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;
    5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;
    6、每日与员工进行简报;
    7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应;

    (十)展览结束
    1、监督摊位拆除;
    2、处理商机;
    3、寄出谢卡;

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